Ghid privind obligatiile dupa infiintarea unei firme

Ghid privind obligatiile dupa infiintarea unei firme

Activitatea firmei tale nu debuteaza odata cu inregistrarea ei la Oficiul Registrului Comertului. Dimpotriva, va mai raman multe sarcini de indeplinit. Astfel va prezentam obligatiile care va survin, dupa infiintarea unei societati, astfel incat sa puteti da startul afacerii dvs.:

1. Obligatii administrative ale unei societati: 

• Obtinerea unei stampile cu denumirea sau emblema societatii, n mai este obligatorie prin lege, dar poate fi folosita ca identitate proprie;
• Deschiderea de cont bancar, in care se poate transfera capitalul social, de preferabil in maxim 7 zile de la ridicarea actelor de infiintare ale fimei de la ONRC, pentru a putea fi valabile certificatele constatatoare;
• Fiscalizarea, personalizarea si programarea casei de marcat cu coduri pentru fiecare produs, in cazurile expres prevazute de lege, unde este obligatoriu folosirea casei de marcat;
• Obtinerea unui aviz metrologic anual pentru cantarele electronice, daca este cazul;
• Achizitionarea de documente cu sau fara regim special, in functie de specificul firmei, conform unei decizii interne  anuale de inseriere si numerotare aprobata de administratorul societatii, si anume: chitante si facturi fiscale, registru de casa care se intocmeste zilnic, bon de consum , note de intrare-receprie (NIR), CMR pentru firme de transport etc.;
• Organizarea activitatii interne, prin tinerea unei evidente separate pentru diferite documente ale firmei, introduse in registre separate, si anume: registru de corespondenta intrari-iesiri, evidenta contracte furnizori-clienti, alte documente de caracter intern;
• Incheierea de contracte de prestari servicii externe si anume:  Contract de presatari servicii financiar-contabile cu o firma sau persoana autorizata, care se va ocupa de operatiunile financiar-contabile si fiscale ale firmei; Contract cu un medic de medicina muncii, in cazul in care firma are angajati; Contract cu un inspector sau specialist de PSI si protectia muncii daca societatea are peste un angajat.

 2. Obligatii legale ale unei societati: 

•  Obligatii specifice societatilor care lucreaza cu publicul (vanzari en detail si alte activitati de comert)
• Afisarea tarifelor si preturilor pentru serviciile sau produsele comercializate: afisarea la loc vizibil a Certificatul de inmatriculare (in copie); afisarea limitelelor de adaos comercial practicat (in cazul societatilor ce desfasoara activitati de comert); afisarea programului de lucru cu publicul si a pauzelor; afisarea telefonului pentru oficiul de protectie a consumatorului si a condicii privind reclamatiile consumatorilor; afisarea textului de lege privind obligatia clientilor de a solicita si de a pastra bonul fiscal pana la iesirea din unitate; afisarea planului de evacuare, in caz de incendiu; afisarea preturilor si a tarifelor cu TVA pentru fiecare tip de produs si serviciu.

2.   Obligatii de evidenta contabila si raportare, conform Legii nr. 82/1991 a contabilitatii:

• Organizarea evidentei financiar-contabile, respectiv tinerea la zi a registrelor contabile obligatorii si intocmirea situatiilor financiare anuale;
• Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise;
• Orice operatiune economico-financiara efectuata de societate se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz;
• Obligatia sa se efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege;
• Obligatiile privind organizarea evidentei contabile a societatii revin administratorului, care poate opta pentru infiintarea unui departement intern de evidenta contabila pe baza de contract individual de munca cu persoane cu pregatire de specialitate sau prin contract de prestari servicii cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.

Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

3. Obligatii ce decurg din Legea nr. 31/1990 a societatilor

• Societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea;
• Situatiile financiare anuale vor fi intocmite conform legii. In urma aprobarii lor de catre adunarea generala a asociatilor, administratorii vor depune la registrul comertului, in termen de 15 zile de la data adunarii generale, copii ale situatiilor financiare anuale, in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
• Daca se constata o pierdere a activului net, capitalul social subscris va trebui reintregit sau redus inainte de a se putea face vreo repartizare sau distribuire de profit;
• Este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, precum si acordarea de imprumuturi administratorilor.

4.   Obligatii specifice de protectia muncii si prevenirea si stingerea incendiilor – aceste obligatii revin societatii infiintate,  in cazul in care angajeaza personal cu contract de munca:

• Instruirea personalului privind protectia muncii prin contract cu un inspector de protectia muncii si PSI abilitati
• Indeplinirea obligatiilor de medicina muncii prin contract cu persoane abilitate

5. Obligatii conform  Codului Muncii si a HG.500/2011 privind Revisal

• Incadrarea salariatilor la societati se face pe baza de contract  individual de munca, cu respectarea legislatiei muncii si asigurarilor sociale;
• Redactarea si afisarea Regulamentului de ordine interioara;
• Inregistrarea contractelor de munca in REGES cu 24 ore inainte inceperii activitatii;
• Intocmirea fiselor de post ale salariatilor;
• Evaluarea anuala a salariatilor.

6.   Obligatii fiscale conform Codului Fiscal si al altor acte normative din domeniul fiscal

Calendarul obligatiilor generale declarative se stabileste conform Codului Fiscal si  se actualizeaza anual. Pentru anul 2017 calendarul fiscal poate fi  consultat accesand urmatorul link:  Calendar fiscal 2017

[spider_facebook id=”1″]